Política de Protección de Datos Personales
- Objeto
Este documento tiene como objeto dar a conocer la implementación de una Política Integral de Protección de Datos Personales que cumpla con los lineamientos establecidos en la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios 1377 de 2013, 1581 de 2012 y la Constitución Política de Colombia.
En él se dictan algunas disposiciones para salvaguardar el derecho constitucional de todas las personas de: conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en archivos o bases de datos, así como el derecho a la información dejando manifiesto su poder de decisión y control sobre dicha información.
- Normatividad Asociada
Constitución Política de Colombia:
Artículo 15: “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.
Artículo 20: “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”
Ley estatutaria 1581 de 2012:
“Por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de datos Personales”
Decreto 1377 de 2013:
“Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012”
Decreto 886 de 2014:
“Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la ley 1581 de 2012 relativo al Registro Nacional de Bases de Datos”
- Definiciones y/o Convenciones
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre información y datos personales, tales como: uso, recolección, almacenamiento, divulgación, circulación o supresión de los mismos por parte de la entidad que adquiere la información.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Partes Interesadas: Son todos aquellos entes, que tienen relación directa o indirecta con una organización, estos pueden ser: Clientes, Proveedores Colaboradores o Visitantes.
- Política y Directrices Establecidas
En cumplimiento a lo que dicta la Ley 1581 del 2012, Reglamentada por el Decreto 1377 del 2013. Específicamente en el Articulo 13 “Políticas para el tratamiento de la información” Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S.
Dirección Principal: Calle 75 # 70D-05, Barrio Bonanza, Bogotá D.C. Teléfono: +57 4900090
En calidad de responsable del tratamiento de los datos de sus partes interesadas, ha desarrollado una serie de directrices, establecidas con el fin de hacer un buen uso y manejo seguro de los datos personales pertenecientes a: Proveedores, Clientes, y Colaboradores cuya información es custodiada por dicha organización.
En el presente documento se detallarán las diferentes políticas establecidas con el fin de dar a conocer a cada uno de los titulares de los datos, quienes con autorización previa han autorizado a la organización Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S. a tratar y administrar dicha información, la cual fue suministrada con fines de dar trámite necesario y concerniente al desarrollo de las relaciones comerciales que se tiene con cada uno de ellos.
4.1 Política
Comunicar a todas las personas de la organización que manejen información de datos personales de clientes, proveedores y otras partes interesadas, sobre su responsabilidad en el tratamiento de éstos y concientizarlos sobre los principios de privacidad de acuerdo con la legislación y reglamentación pertinente.
Informar a los colaboradores, clientes, proveedores y otras partes interesadas que sus datos de carácter personal sólo serán utilizados cuando sea adecuado y pertinente en relación con el ámbito y las finalidades determinadas, explícitas y legítimas para las que se hayan obtenido.
Cancelar los datos cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para dicha finalidad o cuando lo solicite el titular en el ejercicio de su derecho de cancelación.
4.1.1 Datos de Contacto del Responsable del Tratamiento de los Datos Personales
Razón social: Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S.
Dirección Principal: Calle 75 # 70D-05, Barrio Bonanza, Bogotá D.C
Teléfono: +57 4900090
Correo Electrónico: servicioalclientekl@comunicamosmas.com
4.1.2 Tratamiento de los Datos Personales
Todas las operaciones que se den para el control y manejo sobre los datos personales recolectados por parte de la entidad que adquiere la información.
4.1.3 Autorización
Las actividades normalizadas referentes al tratamiento de la información reglamentada por el presente documento serán llevadas a cabo sobre los datos personales cuyos titulares hayan emitido su autorización mediante los registros: Notificación aviso de Privacidad Proveedores y Clientes y Notificación aviso de Privacidad Colaboradores.
Las autorizaciones gestionadas por Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S. reposan en carpetas físicas pertenecientes a Clientes, Proveedores y Colaboradores.
4.1.4 Responsabilidad frente a los Datos Personales
En consideración de lo establecido por la Ley 1581 referente a sus decretos 17 y 18 Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S. es considerado como el único responsable del tratamiento de la información de datos personales pertenecientes a sus Clientes, Proveedores y Colaboradores, por ende Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S. es quien decide sobre el tratamiento al cual serán sometidos los datos personales registrados en sus Bases de Datos al igual que la responsabilidad sobre la ejecución de las actividades de tratamiento quien realiza dicha actividad sin mediaciones. Por lo anterior, se reserva la jurisdicción de delegar actividades del tratamiento a terceras entidades.
4.1.5 Base de Datos Partes Interesadas (Clientes, Proveedores y Colaboradores)
La Información registrada en nuestras Bases de Datos hace referencia a un conglomerado de datos personales almacenados metódicamente, los datos registrados por nuestros Clientes y proveedores son determinados por los siguientes tipos de datos:
Identificación (NIT)
Dirección de la empresa
Teléfono Fijo
Nombres Representante Legal o persona de contacto
Apellidos Representante Legal o persona de contacto
Identificación (cc) Representante Legal o persona de contacto
Correo electrónico Representante Legal o persona de contacto
Teléfono celular Representante Legal o persona de contacto
Los datos obtenidos por nuestros Colaboradores, son los siguientes: Nombre del titular del dato, edad, huella dactilar, e-mail, teléfono fijo y móvil, profesión, cargo, salario (actual y anteriores), número de cédula, lugar y fecha de expedición, número de cuenta bancaria, entidad, tipo de cuenta, fondo de pensiones y cesantías y administradora de riesgos laborales; EPS, fecha y lugar de nacimiento, resultados exámenes médicos, información académica, idiomas, experiencia laboral, competencias, estado civil, información conyugue e hijos, datos familiares, recomendaciones médicas, antecedentes penales o disciplinarios, privación de la libertad anteriores, número de licencia de conducción, fotografías, cuando aplique número de libreta militar, clase y distrito, cargo.
4.1.6 Propósito del tratamiento
Comunicamos Más TelecomunicacionesS.A.S. reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información y los datos personales que sus Clientes, Proveedores y Colaboradores suministran a través de los diversos canales de comunicación y/o comercialización de sus servicios, por tal motivo, el objeto principal de registrar los datos personales a nuestras Bases de Datos tienen como finalidad cumplir el siguiente propósito:
Registro de datos personales en las plataformas web comerciales.
Creación de carpetas físicas de proveedores, clientes y colaboradores para ser ingresados al archivo administrativo.
Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los clientes, proveedores y colaboradores.
Seguimiento al cumplimiento de las obligaciones por parte de los Colaboradores.
Proceso de selección, nómina, bienestar laboral, desempeño y competencias, inducción, entrenamiento, formación, seguridad y salud en el trabajo para los Colaboradores.
Emisión de actividades por Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S. respecto a formación y capacitación de los colaboradores.
4.1.7 Tratamiento de datos de menores de edad
En su participación del debido tratamiento de datos personales Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S. NO manipulará datos personales que estén asociados a menores de edad, según lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 hasta que surja una reglamentación de parte del gobierno sobre la materia.
4.2 Compromisos adquiridos frente a los titulares
4.2.1 Compromiso de Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S.
Informar a todos los titulares de los datos registrados en nuestras Bases de Datos sus derechos con respecto a conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con dicho titular en todo tiempo, en el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar autorización del titular en los casos en que conforme a una disposición legal sea necesario obtener tal autorización.
Archivar y conservar una copia de la autorización emitida por el titular.
Informar al titular de los datos la finalidad de la recolección de sus datos personales.
Informar al titular de los datos sus derechos legales en referencia a lo que dicta la Ley 1581 del 2012 y el Decreto 1377 del 2013.
Implementar controles de seguridad para restringir el acceso por personas no autorizadas a las Bases de datos tanto físicas como digitales.
Garantizar que la información sometida a Tratamiento sea conforme lo exige la ley y las políticas establecidas dentro de la organización.
Rectificar la información cuando esta no sea coherente o se encuentre incompleta.
Dar cumplimiento a lo exigido por la ley referente a la atención oportuna de las peticiones emitidas por parte de los titulares de los datos.
Dar acceso exclusivo a la información a aquellas personas que cuentan con la aprobación pertinente.
Desarrollar un manual de políticas que demuestre de una manera procedimental la responsabilidad de la organización frente a los datos personales de los titulares registrados en las Bases de Datos.
Disponer de ese manual de políticas en lugar de fácil acceso para que los usuarios puedan conocer de él.
Comunicar al titular de los datos, el uso dado sobre dicha información.
Notificar a la persona encargada del tratamiento de los datos personales cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
4.2.2 Compromisos por terceros
En caso de que la administración de los datos personales pase a manos de un tercero, Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S. exigirá al nuevo encargado de llevar a cabo las actividades pertinentes la administración adecuada y oportuna de los datos del titular y la debida gestión basada en los “Compromisos adquiridos frente a los titulares” consignados en el presente procedimiento.
4.3 Derechos del Titular
4.3.1 Reconocimiento al derecho de los titulares de los datos
El titular de los datos tiene el derecho de:
Conocer: El titular cuenta con todo el derecho de ingresar por medio del canal de comunicación establecido por la organización y solicitar información sobre los datos personales registrados en las Bases de Datos de Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S.
Solicitar copia de autorización: El titular de los datos, tiene el derecho de solicitar copia de la autorización para tratar sus datos personales por Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S. conforme lo dicta la Ley 1581 del 2012 por cualquiera de los canales establecidos.
Corrección, actualización o supresión: El titular podrá solicitarlo en los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
Anular Autorización: El titular de los datos podrá anular la autorización cuando este así lo considere.
Anular Datos Personales de las Bases de Datos: El titular de los datos podrá solicitar a la organización encargada de tratar sus datos personales la anulación de sus registros si así este lo considere.
Ser informado sobre el tratamiento que se les dé a sus datos personales.
4.4 Debido proceso para el tratamiento de Datos Personales
4.4.1 Consulta y Tramite
Los titulares de los datos registrados en las Bases de Datos de Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S. podrán realizar todo tipo de consulta mediante los canales de comunicación establecidos por la organización.
Una vez enviada la solicitud por el titular y recibida por el responsable del tratamiento de datos del titular, la solicitud emitida se tramitará en los siguientes 10 días hábiles.
Si por algún motivo esta solicitud no se tramita y por ende no es respondida al titular en el tiempo establecido, Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S. tendrá la responsabilidad de comunicarle al titular los motivos por los cuales no se ha dado solución a su requerimiento y tendrá que pactar una nueva fecha para dar solución, la cual no podrá ser mayor a cinco días hábiles contados a partir de la fecha de vencimiento del primer trámite.
- Legitimidad del Habeas Data
Los titulares en representación de los registros consignados en las Bases de Datos de Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S. son los auténticos representantes de los datos que se someten a tratamiento de acuerdo a lo que dicta la ley 1581 del 2012 y el decreto reglamentario 1377 del 2013 por tal motivo son ellos los que se encuentran legitimados para ejercer los derechos que les otorga la ley que se cita en el presente contenido.
- Competencia
Comunicamos Más Telecomunicaciones S.A.S. desde su área de calidad gestiona todo lo referente a la calidad del servicio y del producto, al igual que la seguridad de la información desde dicha área.
Tenemos establecidos todos lo procedimiento acordes con el fin de asegurar la calidad y el tratamiento seguro de los datos registrados en nuestra Bases de Datos mediante procedimientos documentados que nos permiten llevar a cabo un exigente tratamiento con relación a los datos personales de todas las partes interesadas de la organización (Clientes, Proveedores y Colaboradores).